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Dicas práticas para aumentar o número de matrículas.

Este é o sonho de todo dono de escola de música, aumentar o número de alunos. São interessados que passam na recepção da escola, perguntam sobre preço dos cursos, ligam pedindo informações, mas não procuram mais a escola, não fecham matrícula, o contato acaba ali. E claro, sem novas matrículas, em médio prazo sua escola poderá ter problemas para seguir em frente, correndo o risco de fechar as portas por falta de caixa.

Muitas vezes, o problema pode estar no atendimento da recepcionista, que na maioria das vezes não foi treinada corretamente para a tarefa de atender e encantar os interessados com o objetivo de vender matrículas. Isso mesmo, encantar! É isso que seu futuro aluno procura, uma escola que encante e realize seu sonho de tocar alguns acordes e músicas em seu instrumento preferido.

O erro pode estar na falta de procedimento para esta tarefa. Definir claramente um procedimento de atendimento é fundamental para o futuro cliente entrar no funil de vendas e claro, realizar a matrícula. Reforço: não é mágica, mas sim, processo de atendimento bem definido para levar o interessado por um caminho planejado com o objetivo de conquistar o novo aluno.

Treine sua equipe. Existem algumas dicas simples que podem ser utilizadas pela maioria das escolas e que poderão otimizar de forma significativa a captação de novos alunos.

  1. No atendimento, solicite e cadastre em uma planilha ou sistema de gestão os dados pessoais do Interessado. Nome, Curso desejado, Email e Celular são os mais importantes;
  2. Outras informações também podem ser solicitadas, caso você perceba que o futuro aluno tem disponibilidade para conversar. Você pode perguntar sobre o interesse por Outros Cursos, Perfil, Disponibilidade de horário, Como conheceu a escola, Experiência com o Instrumento, etc.
  3. Não perca tempo. Apresente sua escola, os benefícios em estudar música e agende a aula experimental!
  4. No dia da aula experimental, envie mensagem (por email, WhatsApp ou ligação mesmo) lembrando o interessado do agendamento. Acredite, esta simples ação já irá surpreendê-lo e aumentará significativamente as chances de fechar a matrícula com sua escola;
  5. Caso ele falte na aula experimental, ligue para o interessado, mande mensagem, faça novo convite. Não espere o interessado te procurar. É aqui que muitas escolas falham, aguardando pacientemente pela volta do futuro aluno, que pode apenas estar precisando de um pequeno incentivo para entrar definitivamente em uma aula de música.
  6. Registre na planilha ou em seu sistema de gestão como foi cada atendimento. Não é um relatório, mas sim algumas notas, como por exemplo, perfil do aluno (criança, adulto….), se aparenta gostar de algum estilo musical (se estiver com uma camiseta de banda de rock, é uma deixa para você aproveitar e agendar com aquele professor que toca mais este estilo. Se for criança, se possível, agende a aula com um professor que tenha mais jeito com os menores. Desta forma irá encantar o interessado e aumentar as probabilidades de fechar a matrícula;
  7. Tenha os registros e controles de quem participa da aula experimental e de quem falta. Existem caminhos distintos a seguir com os dois:
    • Participou da aula experimental: Se o aluno veio na aula, é grande indicador de que quer estudar na sua escola! O que falta para fechar matrícula? Adequação de horário, valor? Falta pouco. Ligue para o interessado e bons negócios!
    • Faltou na aula experimental: Ligue, mande mensagem, e-mail, enfim, tente agendar novamente. Faça novas tentativas, mas não seja chato e persistente ao ponto de irritar o interessado. Se ele pedir que não deseja mais receber ligações ou mensagens, atenda ao pedido do cliente.
  8. Mensure os resultados: Quantas aulas experimentais sua escola realizou no mês? Quantos vieram e quantos faltaram? Destes, quantos fecharam matrícula? Controlar e mensurar os resultados das ações da escola é fundamental para identificar os pontos fortes e fracos das ações de marketing da escola.

Faça o teste. Implante um procedimento de atendimento bem planejado e colha os resultados!